La paye, un domaine “particulier” au sein des cabinets comptables, attention EFFET BOOMERANG:

Sources réglementaires complexes, multiples, en permanente évolution, délais de mise en oeuvre extrêmement courts, impératif de production à  date fixe quelque soient les circonstances.

Prestation très contrôlée, par le client, par les salariés du client, par l’URSSAF, par l’inspection du travail, par le conseil des prud’hommes.

Résonnance des erreurs et imperfections beaucoup plus grande que dans le domaine comptable ou juridique…

Prestation hors monopole, concurrence très vive de sociétés spécialisées qui cantonne souvent le cabinet, pour cette prestation, à  sa seule clientèle comptable, une clientèle plus ou moins captive…avec à  la clef des “volumes” à  traiter souvent réduits.

Nécessité de collaborateurs de grande qualité: connaissances approfondies en droit du travail, capacité de concentration et rigueur dans la manipulation des chiffres,  maîtrise de l’outil informatique, aptitude à  résister au stress engendré par la briéveté des délais, aptitudes commerciales dans la relation client … autant de caractéristiques qui ne s’acquièrent qu’au fil des années, d’où le risque majeur, celui du turn-over des collaborateurs.

Un secteur à  risque pour le cabinet, un secteur où les erreurs sont susceptibles d’entraîner, outre la perte du client sur le plan “social”, également, dans le même instant, sa perte au plan comptable, au plan juridique, au plan des prestations de gestion, un véritable effet boomerang.

Les cabinets comptables, souvent des petites structures à  vocation généraliste, avec des volumes à  traiter, au plan de la paie, relativement faibles:

Les cabinets comptables demeurent atomisés, 50% environ comptent moins de 6 collaborateurs, même si on y trouve également de véritables multinationales…

Et pourtant, tous les cabinets, ou presque, se présentent comme des “généralistes” offrant une gamme de prestations extrêmement large dans les domaines de la comptabilité, de la paye, du juridique, de la gestion et du conseil…

Microstructures d’une part, très large gamme de prestations d’autre part, aboutissent à  des volumes à  traiter parfois extrêmement faibles, 1 ou 2 unités de telle ou telle prestation à  l’année par exemple. De nombreux cabinets comptables ont ainsi moins de 100 payes à  établir chaque mois, certains 10 ou 20 seulement. Un réél problème au niveau de la rentabilité et de la productivité, voire de la sécurisation des travaux.

Les cabinets, en fonction de leur taille et des difficultés rencontrées sur le terrain, ont mis en place, pour le traitement de la paie, des organisations diversifiées:

Personnel “polyvalent”  pour les petits cabinets avec des collaborateurs traitant indifféremment la saisie et la révision comptable, le social / paie, voire le secrétariat juridique. Fort logiquement, certains de ces professionnels – souvent de jeunes experts comptables pragmatiques – optent de plus en plus fréquemment pour une solution de sous-traitance de la production de leurs bulletins de payes et déclarations sociales.

Collaborateurs “spécialisés paye”, 1 ou 2 personnes par exemple pour les cabinets de taille moyenne, sans structuration spécifique du groupe vu son faible effectif, notamment au plan de la supervision des travaux.

Départements spécialisés dédiés “social / paye”, dûment structurés, pour les cabinets les plus importants qui peuvent gérer ainsi jusqu’à  5000 à  10000 payes par mois.

Des experts comptables souvent insatisfaits de leur activité “social / paye”

 Une activité difficile qui représente environ 40% des “mises en cause” et ne contribue qu’à  hauteur de 15% au chiffre d’affaires global …parfois un problème de qualité et de sécurité des traitements, un risque de perte de clientèle sur l’ensemble de la prestation (comptable, juridique, gestion, paye…).

Un domaine où, au dire de nombreux cabinets, la rentabilité serait faible, voire inexistante…lorsque cette rentabilité est connue, au demeurant.

Une activité stressante: briéveté des délais, turn-over du personnel, avec des conséquences parfois déstabilisantes pour le cabinet.

Un secteur où le recrutement de personnel qualifié s’avère difficile.

La paye, des problèmes… mais aussi un passage incontournable: impossible de ne pas en proposer le service au sein d’un cabinet comptable classique…

Un secteur tellement spécifique que certains en arrivent à  le considérer comme un “produit d’appel” et renoncent de facto à  tout objectif de rentabilisation le concernant.

Est-ce réellement la solution?

Une opportunité, encore sous-exploitée, la sous-traitance de la production de la paye et des déclarations sociales

Certains “petits cabinets”optent pour ce type de sous-traitance au lieu et place  du schéma d’organisation “collaborateurs polyvalents” conforme à  leur taille. Les avantages qu’ils y trouvent sont multiples: sécurisation du processus de production, maîtrise de la rentabilité, souplesse et adaptabilité, gain de temps et  allègement des contraintes et difficultés liées au recrutement, à  la gestion, et au turn-over du personnel. La plupart de ces cabinets externalise l’ensemble des dossiers, certains conservent néanmoins en interne le traitement de quelques clients pour ne pas “perdre la main”, L’externalisation est parfois, aussi, mise en oeuvre de manière progressive… A l’usage, ces cabinets se déclarent satisfaits et semblent ne jamais revenir à  la situation antérieure,

Les cabinets de taille moyenne, plus orientés “personnel spécialisé”, ont constitué des mini-pôles sociaux comptant 1, 2 voire trois personnes. Ils se révèlent parfois vulnérables en cas de départs impromptus de personnel ou d’embauches non concluantes. Ils sont les plus exposés au risque de désorganisation lié au turn-over. La difficulté de structurer des groupes d’aussi petite taille rend également délicate la mise en place des procédures de supervision. Ces cabinets limiteraient leurs risques en recourant à  une sous-traitance partielle de la production de leurs payes avec à  la clef plus de souplesse et de résilience en cas d’évenements imprévus: nouvelles missions à  prendre en charge, défection de personnel….

Les grands cabinets” se sont dotés de pôles sociaux importants dûment structurés, aptes à  assumer en sus des missions de production traditionnelles, diverses prestations de conseil ainsi que l’ensemble des procédures de supervision nécessaires à  la sécurisation des processus.   Ces pôles sociaux centralisent parfois l’activité “social / paye” de plusieurs agences  géographiquement dispersées  soit, en fait, également  une certaine forme de sous-traitance… en interne, cette fois cabinets comptables et ECOPAIE, une complémentarité plus qu’une concurrence:

ECOPAIE est un “outil” à  la disposition des cabinets pour les aider à  surmonter tout de sorte de difficultés. La sous-traitance au moins partielle de la production de la paye semble ainsi de nature à  résoudre diverses problématiques au niveau de la sécurisation des processus, de la rentabilité, et de l’adaptabilité face à  telle ou telle circonstance exceptionnelle.